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文章力がない人は仕事で苦労する!NG例文と覚えるべき文章の基本【就活生も必見】

す採用担当をしていて、ここ2年くらいで学生の文章力が大きく低下したと感じます。

LINEやSNSの普及により、文章と触れる機会が少ない世代なのかもしれません。

(もしくは文章力なんて必要ないと思っているのかも…笑)

 

ただ、仕事をする上ではある程度の文章力が絶対的に必要です。

文章力がない人は、入社後に苦労している姿をよく見ます。

では、文章力がなぜ必要で、今の世代はどこが弱くて、どうすれば身につくのか。

一度考えてみましょう。

 

 

 

仕事において文章力はなぜ必要か

そもそも、仕事において文章力はなぜ必要なんでしょう?

主に2つの理由があると思います。

 

わかりやすい文章が、受け手の後工程をスムーズにする

世の中にある仕事の多くは、多かれ少なかれ文章を扱うと思います。

文章を見た相手は、その後工程で何かしらの判断や行動をとるはずです。

そのため、仕事で扱う文章には主に次のようなことが求められるでしょう。

・色んな世代の人にも伝わる

・限られた文字数やスペース内におさめる

・受け手がすぐに内容を理解しやすい

・メールや資料では、直接会わずに自分の意思を言葉だけで表現する

つまり、例え直接会話をしなくても誰もが理解できる伝わりやすい文章を、適切な文字数で表す」必要があるのです。

「文章力で読み手の後工程をスムーズにする」

これは文章を読む相手のためです。

 

仕事では、文章力がないと損失に繋がる

プライベートのLINEやSNSとは違い、仕事の文章にはお金が絡んできます。

ということは、文章1つで利益にも損失にも繋がる可能性があります。

「少し言葉が足りなかっただけで、顧客に商品の魅力が伝わらなかった」→売上の低迷

「少し文章の表現を間違えただけで、世間からバッシングを受けた」→会社の批判

「文章に悩んでしまい、全体会議に使用する資料作りに時間をとられた」→低い生産性

などです。

文章力がないと何かしらの損失に繋がり、自分の評価を下げてしまう恐れがあります。

これは、文章を扱う自分のためです。

 

上記のことから、仕事には基礎的な文章力が必要なのです。

文章力は、文章を読む「相手のため」にも、扱う「自分のため」にも身につけておくべきでしょう。

 

文章力が低いと感じたポイント(NG例文)

では、最近「文章力低いな」と感じるポイントはどこでしょうか。

採用説明会の学生アンケートや、若手研修のレポート、新入社員の日報などを見た中で、実例をもとに紹介したいと思います。

ベテランの社会人からすると「え、そんなこと?」と思うかもしれませんが…

 

1.文章が長い

事例:「今日の研修では、今までの自分の業務を振り返ることから始まったが、意外と自分は多くの業務に関わっていることに気づくと同時に、チャンスを与えられていたと感じた。」

長い文章は、それだけ言葉が多くなるので、伝えたいことが分散しやすくなります。

分散すると、受け手にとっては理解しづらくなります。

主語や述語が二重になったり、修飾語や助詞が入り乱れたりするためです。

なるべく文章は短くすることが大切です。

句読点は4つあると、正直多く感じます。

 

2.話し言葉

事例:「具体的なイメージができたし、すごく参考になったなと思った」

ビジネス文章で、話し言葉は非常に幼稚な印象を与えてしまいます。

ここでは、「〜だし」「すごく」「なったな」ですね。

しっかりと書き言葉に変換しましょう。

 

3.同じ言葉を繰り返す

事例:「今後わからないことができたら、わかるようにしていきたい」

当たり前と思いながらも、意外としてしまう人は多いのではないでしょうか。

同じ言葉が繰り返し出てくると、ややこしくなりますよね。

私も無意識に文章を作っているとやりがちなので、注意してチェックするようにしています。

 

4.省略しすぎている

事例:「非常に雰囲気が良くて聞きやすかった」

文章は、短すぎても相手にとって理解しづらくなります。

事例の中では、何の雰囲気が良くて、何が聞きやすかったのかわかりませんよね。

前後の文章からニュアンスで伝わることもありますが、書き手としては不十分です。

 

5.文章を書くのに時間がかかる

これは文章の内容というより、考えを文字で表現する力(アウトプット)の問題です。

説明会でも研修でも、提出物を指定した時間内に書き終えられない人が増えてきたと感じます。

自分の考えをまとめるのが苦手なのか、まとめたとしても文章で表現するのが苦手なのかはわかりません。

こればかりは、経験の積み重ねによって力がつくので、考えを文章化する機会を増やすことが大切です。

 

多かったポイントを大きく5つに分けて紹介してみたした。

更に細かい文法や品詞など言葉の使い方を言い出すと、もうきりがありません。(むしろ私もできません。。)

国語の授業みたいになってしまいます。

それよりも、文章が苦手な人はまず最低限の基本から知っていく方が良いでしょう。

 

まず最低限知っておくべき、文章の基本構造とは

では、文章力をつけるためにはどうすれば良いのでしょうか。

細かな文法、品詞や句読点などの使い方を覚えるのはもちろん必要です。

その前に、一番大切なのは「文章の基本構造をしっかり把握する」ことです。

文章の成り立ちが理解できれば、文法の応用や修正箇所の発見ができるようになります。

 

基本は「主語」「目的語」「述語」

文章の基本を成すのは、「主語」+「目的語」+「述語」です。

例えば、

私(主語)車(目的語)運転します(述語)

 

これが、文章の基本的な形です。

この基本構造は常に欠かせませんので、ぜひ意識してみてください。

文章が苦手な人は、この基本構造に当てはめて繋げていくだけでもある程度の形にはなります。

まずは良い文章を書こうとするより、基本に沿って悪い文章を書かないように意識することが大切です。

 

基本の形を作ったうえで、後は伝えたい内容に合わせて文章を変えていくのです。

 

過去形

私(主語)車(目的語)運転しました(述語)

修飾・補足

私(主語)この大きい車(目的語)運転します(述語)

文章の接続

だからこそ私(主語)車(目的語)運転します(述語)

 

という感じです。

基本をおさえた上で、更に文法や品詞の使い方、語彙力などを学んでいくと、文章力は自然と高まるでしょう。

 

まとめ

私は、学生時代からそこまで文章は苦ではありませんでした。

しかし、それでも仕事において文章を作る時はかなり気を使います。

文章が苦手な人にとっては、尚更苦痛な作業でしょう。

 

仕事でよく後輩・部下の赤ペン先生をしています。笑

そこでも文章の基本構造を伝え、まず悪い文章を普通の文章にできるような話をしています。

もし文章が苦手な人は、この基本構造について意識をしてみてください。

 

 

 ビジネス文書&メールの基本

 

 

 

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